El conmutador de telefonía virtual se ha convertido en elemento clave dentro de toda empresa, ya que optimizan la recepción y distribución de llamadas en cada uno de los departamentos internos.
Así como funciona un conmutador físico, un buen conmutador virtual ejerce la misma función. Pero, es más sencillo, eficaz y versátil debido a que se ubica en la nube y opera con una conexión a internet.
Cada vez son más utilizados, motivo por el cual se muestra cómo sacar provecho de este tipo de herramientas en una empresa.
El conmutador de telefonía virtual se ha convertido en elemento clave dentro de toda empresa, ya que optimizan la recepción y distribución de llamadas en cada uno de los departamentos internos.
Así como funciona un conmutador físico, un buen conmutador virtual ejerce la misma función. Pero, es más sencillo, eficaz y versátil debido a que se ubica en la nube y opera con una conexión a internet.
Cada vez son más utilizados, motivo por el cual se muestra cómo sacar provecho de este tipo de herramientas en una empresa.
Errores a la hora de implementar un conmutador de telefonía virtual
Existe algunos errores que se cometen a la hora de implementar un conmutador de telefonía virtual en una empresa, por lo que se muestran cuáles son y cómo evitarlos:
Falta de planificación
Algunas empresas deciden implementar un conmutador virtual sin tomar en cuenta sus necesidades u objetivos. Para evitar este error deben hacer lo siguiente:
- Evaluar sus necesidades. Antes de proceder con cualquier implementación, hay que evaluar las necesidades de la organización, así se asegurará de sacar el máximo provecho al conmutador de telefonía virtual, dándole acceso a los usuarios necesarios.
- Presupuesto. Establecer un presupuesto que involucre todos los costos asociados, comenzando por la instalación hasta el mantenimiento.
No capacitar al personal
Implementar un conmutador de telefonía virtual sin capacitar a los empleados de la empresa no permitirá aprovechar sus ventajas, para evitar este error se debe hacer lo siguiente:
- Establecer programas de capacitación. Se trata de crear cursos exhaustivos para que todos conozcan cómo opera el sistema.
- Brindar soporte. Consiste en dar asesoramiento continuo hasta solucionar todos los problemas que surjan durante y tras la implementación.
- Uso de recursos y documentos. Dar la documentación y recursos de aprendizaje necesarios para el manejo de la herramienta.
No evaluar si la infraestructura es compatible
Uno de los errores más graves es no considerar si la infraestructura es compatible con el conmutador de telefonía virtual. Esto llevará a problemas técnicos que impiden que la integración sea de forma fluida, para evitar este error se debe:
- Hacer autoría a la infraestructura. Verificar que la infraestructura de la empresa cumpla con los requisitos del conmutador de telefonía virtual, evitando posibles incompatibilidades.
- Realizar pruebas de compatibilidad. Hacer las pruebas de compatibilidad necesarias para verificar que todos los componentes funcionen en conjunto de manera correcta.
- Actualizaciones clave. Reemplazar los componentes que no sean compatibles justo antes de implementar el conmutador virtual.
No tomar en cuenta a soporte técnico
Pasar por alto el papel que tiene soporte técnico impedirá sacar provecho de los beneficios de un conmutador de telefonía virtual, por lo que se recomienda lo siguiente:
- Seleccionar un proveedor adecuado. Elegir un proveedor que brinde soporte técnico de alta calidad las 24 horas del día.
- Contratos de soporte. Verificar que el contrato establezca los términos y condiciones adecuadas para el soporte técnico a recibir.
En general, la implementación de un conmutador de telefonía virtual es una estrategia clave para sacar provecho para la empresa, siempre que no se comentan errores comunes. La planificación, capacitación del personal, compatibilidad de la infraestructura y el soporte técnico serán clave para disfrutar de las ventajas que ofrece un conmutador virtual.